Mon métier de chef de projet événementiel
Zomb’in The Dark est une course d’orientation en territoire zombie lancée en 2014 par mon ami Mathieu Gouyen. Je l’ai accompagné dès les origines du projet en tant que responsable de la communication de l’événement, qui a connu par la suite un succès croissant. En 2017/2018, nous avons tous deux quitté nos emplois pour professionnaliser notre activité, jusqu’alors bénévole. Depuis 2018, je suis donc chef de projet événementiel de nos invasions zombies, qui rassemblent à chaque événement plusieurs centaines de participants, et qui évoluent régulièrement.
Chef de projet événementiel : une formation sur le tas
Si vous avez mon parcours en tête, vous savez que je n’ai jamais suivi de formation en événementiel. C’est par la communication que je suis entré dans l’aventure, pour découvrir au fil des éditions ce qu’organiser un événement veut dire. Adapter son concept à un lieu donné, prévoir tous les cas de figure, accueillir des centaines de personnes, gérer des partenaires et prestataires… Autant de composantes que j’ai découvertes peu à peu, pour prendre dès 2018 la gestion intégrale de nos événements.
Chef de projet événementiel : anticiper, s’adapter, innover
Avec notre course zombie, nous essayons d’investir de nouveaux lieux le plus souvent possible. Le défi permanent est donc de trouver le décor idéal, à la fois pour notre univers horrifique, mais aussi en termes de sécurité, d’accueil du public et de faisabilité technique. L’événementiel, c’est donc avant tout de l’anticipation et de la souplesse pour identifier tous les points potentiellement problématiques et apporter des réponses cohérentes.
Avec 7 ans d’existence, notre événement a de nombreux habitués. Ces passionnés reviennent dès qu’ils le peuvent, et sont toujours clients de surprises. Pour continuer de les surprendre, mais également pour faire découvrir l’événement à de nouveaux publics, l’objectif est d’innover régulièrement. Lieux désaffectés, édition spécial Noël, incorporation de chevaliers pour affronter les zombies… Les possibilités sont nombreuses, et heureusement ! Le succès n’est jamais définitivement acquis.
Chef de projet événementiel : organiser son équipe et savoir déléguer
Si, à l’année, nous ne sommes que deux à porter le projet, les équipes d’organisation sur place peuvent comporter plusieurs dizaines de personnes ! Accueil des participants, sécurité, secouristes, maquillage, cattering, buvette, techniciens, comédiens… Autant de membres du staff qui doivent arriver sur place en sachant quel sera leur rôle, et sur qui il faut s’appuyer pour que tout se passe au mieux.
Là encore, l’anticipation, la communication et le bon sens sont des éléments-clés pour pouvoir déléguer efficacement à ses équipes, tout en restant disponible le jour-J en cas de besoin. En effet, il y a toujours une urgence de dernière minute qui peut occuper le responsable de l’événement, et il est essentiel que le staff puisse se passer momentanément de supervision. Ces personnes sont compétentes, elles savent ce qu’elles ont à faire et elles ont conscience de leurs responsabilités, tout va bien se passer !