Organisation d’événements grand public

Avoir un concept attrayant, un scénario qui tient la route, un système de jeu efficace et une billetterie sold-out, c’est déjà beau ! Mais il reste le cœur de l’affaire Zomb’in The Dark : l’organisation de l’événement en lui-même.

Anticiper l’organisation du jour J au maximum

Composer son équipe en fonction des besoins

Nous sommes deux à gérer ce projet de course zombie à l’année. Parmi les premiers impératifs, on trouvera donc la formation d’un staff pour répondre à des besoins précis. J’ai donc pour mission de recruter des personnes qualifiées pour le maquillage, la sécurité, des rôles de comédien.nes PNJ, l’accueil des participants, la restauration, la couverture photo/vidéo… Tous ces prestataires, une fois choisis, doivent être briefés avec précision pour que tout se passe au mieux le jour J. Les tableaux Excel, les retro-plannings et les documents de brief font partie des outils indispensables pour toute cette phase.

Se préparer à accueillir et faire jouer des centaines de participants

Chaque lieu est unique, et les conditions d’accueil et de jeu doivent être préparées et précisément cadrées avec les partenaires (communes, propriétaires des lieux…) pour ne rien laisser au hasard. Secteurs jouables, délimitations, parking, WC, emplacement pour le foodtruck, espace d’accueil… autant de composantes pratiques à ne pas négliger : on n’accueille pas 500 personnes pour se courir après comme on accueille des amis pour l’apéro !

Identifier les besoins logistiques

Nos événements peuvent avoir lieu dans toute la France, voire à l’étranger. Nous pouvons faire des centaines de kilomètres sur un week-end. Il sera donc essentiel d’anticiper le matériel qui sera nécessaire et de booker au mieux les locations de camion et les hébergements en conséquence. Ce serait dommage de manquer d’une rallonge électrique le jour J à cause d’un oubli ou d’un camion trop petit !

Organisation : savoir déléguer le jour-J

On y est ! Ce soir, des centaines de personnes vont nous rejoindre pour passer un bon moment en territoire zombie. La journée promet d’être bien remplie, éprouvante et parfois stressante. Le retro-planning de la journée est clairement établi et les prestataires commencent à arriver. L’essentiel est de leur donner toutes les clés pour qu’ils aient conscience de leur mission, des timings pour l’accomplir et des enjeux de leurs tâches.

Mon rôle n’est plus alors d’accueillir les 500 personnes, mais d’encadrer en toute sérénité une équipe de 30 personnes compétentes pour qu’elles puissent accueillir ces 500 personnes. On restera toutefois attentif aux urgences de dernières minutes et autres imprévus, car il y en a toujours qui peuvent se manifester !

Après-course : feedbacks et axes d’amélioration

La soirée est terminée, tout le monde a passé un bon moment et toute l’installation est démontée. C’est l’heure des remerciements et des bilans : les participants ont-ils apprécié toutes les composantes de leur soirée ? Avons-nous bien accueilli et briefé les prestataires ? Autant de questions à poser à toutes les personnes présentes le jour-J pour améliorer les futures éditions !