Conception et organisation d’événements grand public

De l’imagination d’un événement à son organisation pratique, accueillir des centaines de participants, ça s’anticipe !

1) Concevoir un bel événement

Le concept de base de Zomb’in The Dark, la course d’orientation en territoire zombie, est attrayant en soi : qui ne rêverait pas de se faire poursuivre par des zombies en pleine nuit ? Mais depuis son lancement, il a connu des évolutions et adaptations qu’il a fallu concevoir, anticiper et appliquer de la façon la plus pertinente possible.

Conception de systèmes de jeu

À l’origine, notre course zombie était une version géante du jeu du chat et de la souris, qui se déroulait exclusivement en forêt. Le but, pour les survivants, était uniquement de trouver des balises pour gagner des points, et les seuls personnages qu’ils rencontraient étaient leurs ennemis : les zombies. Au fil des ans, nous avons fait évoluer notre concept vers d’autres lieux (bâtiments abandonnés, quartiers urbains, villages médiévaux), nous avons intégré d’autres types de personnages (alliés ou ennemis selon les scénarios), et nous avons donné davantage d’enjeux à la recherche de balises, créant parfois de véritables escape games à l’intérieur de notre jeu.

Avec ces évolutions sont venues de nombreuses réflexions qui ont fait évoluer le système de jeu, beaucoup plus simple à l’origine. Ainsi, les survivants ont pu être obligés de trouver X balises pour connaître l’emplacement des prochaines ou accéder à l’étage supérieur. À d’autres occasions, les nouveaux personnages (des PNJ comédien·nes) pouvaient leur lancer des défis ou leur poser des énigmes pour les aider… ou les mener à leur perte en cas de mauvaise réponse.

Chaque édition de notre course est l’occasion de repenser nos systèmes de jeu, et de les articuler autour de nos nouveaux scénarios.

Conception de scénarios cohérents

Qui dit apocalypse zombie dit storytelling pour comprendre qui est le responsable, qui sont ces ennemis zombifiés, et quelles épreuves attendent les héros… Pour chaque édition, je conçois donc un scénario qui peut être horrifique, exaltant ou à la limite du burlesque selon les occasions. Ce scénario pourra également se retrouver dans des contenus produits pour les réseaux sociaux avant l’événement, afin de construire l’univers et de teaser les participants.

L’essentiel est que ces histoires soient à la fois crédibles, intéressantes et en phase avec le système de jeu propre à chaque événement.

Rester réaliste et accessible

Évidemment, concevoir un événement sans réfléchir à l’application pratique du système de jeu et du scénario côté production serait une grosse erreur. L’idée est donc, pour chaque événement, que le système de jeu soit réalisable et facilement compréhensible pour les participants, qui n’ont que quelques minutes avant d’entrer en jeu pour se l’approprier. Nombre de balises, tâches à accomplir, règles du jeu… Les évolutions doivent rester simples et accessibles pour que le concept continue de rayonner.

De même, le scénario devra garder l’équilibre entre, d’un côté, construire un univers, expliquer les enjeux, voire faire de l’humour, et de l’autre transmettre les informations essentielles, rappeler les consignes de sécurité et ne pas perdre le participant dans un imbroglio de détails finalement pas si essentiels que ça.

1) Organiser l’événement

Avoir un concept attrayant, un scénario qui tient la route, un système de jeu efficace et une billetterie sold out grâce à une communication efficace, c’est déjà beau ! Mais il reste le cœur de l’affaire Zomb’in The Dark : l’organisation de l’événement en lui-même.

Anticiper l’organisation du jour J au maximum

Composer son équipe en fonction des besoins

Je suis désormais (presque) seul à gérer ce projet de course zombie à l’année. Parmi les premiers impératifs, on trouvera donc la formation d’un staff pour répondre à des besoins précis. J’ai donc pour mission de recruter des personnes qualifiées pour le maquillage, la sécurité, des rôles de comédien·nes PNJ, l’accueil des participants, la restauration, la couverture photo/vidéo… Tous ces prestataires, une fois choisis, doivent être briefés avec précision pour que tout se passe au mieux le jour J. Les tableaux Excel, les rétroplannings et les documents de brief font partie des outils indispensables pour toute cette phase.

Se préparer à accueillir et faire jouer des centaines de participants

Chaque lieu est unique, et les conditions d’accueil et de jeu doivent être préparées et précisément cadrées avec les partenaires (communes, propriétaires des lieux…) pour ne rien laisser au hasard. Secteurs jouables, délimitations, parking, WC, emplacement pour le foodtruck, espace d’accueil… autant de composantes pratiques à ne pas négliger : on n’accueille pas 500 personnes pour se courir après comme on accueille des amis pour l’apéro !

Identifier les besoins logistiques

Nos événements peuvent avoir lieu dans toute la France, voire à l’étranger. Nous faisons régulièrement des centaines de kilomètres sur un week-end. Il sera donc essentiel d’anticiper le matériel qui sera nécessaire et de booker au mieux les locations de camion et les hébergements en conséquence. Ce serait dommage de manquer d’une rallonge électrique le jour J à cause d’un oubli ou d’un camion trop petit !

Organisation : savoir déléguer le jour J

On y est ! Ce soir, des centaines de personnes vont nous rejoindre pour passer un bon moment en territoire zombie. La journée promet d’être bien remplie, éprouvante et parfois stressante. Le rétroplanning de la journée est clairement établi et les prestataires commencent à arriver. L’essentiel est de leur donner toutes les clés pour qu’ils aient conscience de leur mission, des timings pour l’accomplir et des enjeux de leurs tâches.

Mon rôle n’est plus alors d’accueillir les 500 personnes, mais d’encadrer en toute sérénité une équipe de 30 personnes compétentes pour qu’elles puissent accueillir ces 500 personnes. On restera toutefois attentif aux urgences de dernière minute et autres imprévus, car il y en a toujours qui peuvent se manifester !

Après-course : feedbacks et axes d’amélioration

La soirée est terminée, tout le monde a passé un bon moment et toute l’installation est démontée. C’est l’heure des remerciements et des bilans : les participants ont-ils apprécié toutes les composantes de leur soirée ? Avons-nous bien accueilli et briefé les prestataires ? Autant de questions à poser à toutes les personnes présentes le jour J pour améliorer les futures éditions !